Czym jest faktura imienna i kiedy można ją wystawić?

Jakie są warunki do wydania faktury imiennej?

Jak widać faktura imienna nie zawsze może zostać wydana, dlatego osoby wydające je muszą dobrze znać się na poszczególnych rodzajach faktur, aby nie popełniać rażących zaniedbań z tym związanych. Przede wszystkim fakturę imienną otrzymują osoby, które chcą ją uzyskać. W pozostałych przypadkach transakcja dokonywana pomiędzy obiema stronami ewidencjonowana jest przy pomocy kasy fiskalnej. Takie działanie okazuje się być w stu procentach wystarczające. 

Faktura, która ma zostać wystawiona klientowi w wersji imiennej nie powinna być wystawiona później niż do 15. dnia kolejnego miesiąca po miesiącu sprzedażowym. Warto trzymać się takich terminów, ponieważ w przeciwnym razie można narobić sobie niemałych problemów, na czym ucierpi cała firma. Warunkiem w tym przypadku jest jednak zgłoszenie chęci jej otrzymania w tym samym miesiącu, w którym dokonana została transakcja. Jeśli nastąpi to w późniejszym terminie, wtedy też osoba wystawiająca fakturę imienną ma 15 dni na to, aby ją wystawić klientowi, niezależnie czy ma z nim styczność pierwszy raz, czy jest to jakiś stały kontrahent, którego dobrze się zna. Faktury imiennej nie trzeba wystawiać, jeśli klient nie zażyczy sobie jej otrzymania w ciągu trzech pierwszych miesięcy po dokonanej transakcji. Każda ze stron powinna więc rzetelnie pilnować takich terminów, aby się zbyt późno nie obudzić.

Z czego składa się faktura imienna?

Faktura imienna, jak każdy inny rodzaj faktury składa się z kilku podstawowych elementów. Zaliczyć można do nich: datę wystawienia, oznaczenia związane z obiema stronami dokonywanej transakcji, numer faktury, nazwę sprzedanego/zakupionego towaru, cenę netto, stawkę podatku, ilość towarów, czy też ogólną kwotę należną. Są to podstawowe dane, które muszą znaleźć się na każdej fakturze imiennej, inaczej będzie ona niekompletna i do niczego się nie przyda. 

Wystawiane są one klientom, którzy potrzebują faktury imiennej do celów prywatnych. Te mogą być bardzo zróżnicowane, a osoba sprzedająca towar lub usługę nie powinna w to wnikać. Na fakturze imiennej powinno się też znaleźć miejsce na informacje o dacie dostawy zamówionego towaru, jeśli dostarczało się go do klienta. Takich sytuacji jest przecież mnóstwo, nie zawsze klient zabiera ze sklepu towar ze sobą, czasami nie pozwalają na to gabaryty, innym razem stawia się po prostu na wygodniejsze rozwiązania. Warto więc podejść profesjonalnie do tematu wystawiania takich faktur imiennych, aby nie mieć w późniejszym terminie problemów z różnymi organami. Klient sam musi jednak poinformować sprzedającego o tym, że chce dostać taką fakturę, w innym przypadku sprzedawca nie ma obowiązku jej wystawiania, nie jest do tego zobligowany. Jeśli jednak klient chce mieć jakiekolwiek potwierdzenie zawartej transakcji powinien zdecydować się na wystąpienie o fakturę imienną, nigdy nie wiadomo do czego może się ona później klientowi przydać. Lepiej mieć ją przy sobie w domu.

Udzielona rada o wystawianiu faktur pochodzi z portalu Faktury.pl oferującego usługę wystawiania faktur online.