Wady i zalety karty paliwowej

Karty paliwowe podbijają rynek dzięki prostocie rozliczeń, łatwości realizacji transakcji, pełnej kontroli. Ich używanie związane jest jednak również kilkoma obostrzeniami, które - w zależności od sposobu prowadzenia firmy - mogą być uznane są nieco problematyczne. Jak postrzegać karty paliwowe pod względem ich zalet i mankamentów?

Zalety: szybkość, łatwość, przejrzystość

Nie ma wątpliwości: ilość zalet zdecydowanie przewyższa ewentualne wady. Karty paliwowe dla firm doskonale wpisują się bowiem w ogólnoświatowy trend prowadzenia biznesu. Życie wymusza na przedsiębiorcach, by działać szybko, skutecznie, a wszelkie formalności ograniczać do minimum - przy jednoczesnym maksymalnym wykorzystaniu możliwości, jakie daje internet. Wszystkie te elementy to właśnie podstawowe zalety karty paliwowej.

Jak wygląda to w praktyce? Sprawdzając na przykładzie Fleetcor - kart Shell powszechnie używanych przez polskich przedsiębiorców - widać doskonale, jak bardzo ich zalety mogą wpływać na swobodę i łatwość kontroli wydatków.

Karty paliwowe przeznaczone są dla odbiorców biznesowych. Przedsiębiorcy decydujący się na tę formę rozliczeń nie muszą spełnić wygórowanych warunków. Wiele formalności można zrealizować on-line zaś podpisanie umowy i weryfikacja ze strony operatora następują szybko. A właśnie oszczędność czasu - uproszczenie procedur - to jedna z ich podstawowych cech.

Karta paliwowa dla firmy to praktyka i wygoda - zarówno dla przedsiębiorstwa posiadającego rozbudowaną flotę samochodową, jak i firm stosunkowo niewielkich i działających np. w ramach jednoosobowej działalności gospodarczej. Niezależnie od stopnia rozwoju biznesu, podczas tankowania poszukiwane są formy udogodnienia oraz cenowe promocje.

Paliwowe karty płatnicze to również zawsze atrakcyjne ceny. Wynikają one przede wszystkim z własnego systemu rozliczeń operatorów z koncernami paliwowymi. Często jednak to sami giganci rynku paliwowego - np. Shell - oferują specjalne rozwiązania dla przedsiębiorstw. W ten sposób można otrzymać od początku atrakcyjną cenę paliwa - a w zależności od stopnia współpracy i lojalności negocjować ją dodatkowo w ramach indywidualnych relacji.

Jak wymierzyć zysk płynący z wykorzystania karty paliwowej? Oszczędności - liczone na jednym litrze paliwa - mogą wahać się od ok. 7 po nawet kilkudziesięciu groszy. I choć na pierwszy rzut oka taka kwota nie robi wrażenia, to na zbiorczej fakturze - i po wielokrotnym tankowaniu przez całą flotę samochodową - okazuje się, że zapewnia realny zysk. Co ważne: by wygenerować oszczędności nie są potrzebne szczególne zabiegi - wystarcza konsekwencja podczas planowania tankowania.

Zalety kart paliwowych są szersze - oprócz oszczędności to także łatwość transakcji. Odbywa się ona bezgotówkowo; obejmuje ona zakup nie tylko paliwa, ale również niezbędnych do pojazdu płynów i produktów - np. płynu do spryskiwaczy czy opłaty za myjnię. To przyspiesza procedury i umożliwia łatwiejsze bardziej płynne operowanie płatnościami za transport. Co ważne, karty paliwowe doskonale sprawdzają się również przy szybkich opłatach za przejazd. Mogą obejmować wydatki przeznaczone na autostrady, tunele czy przeprawy promowe.

Nieodzowną zaletą kart paliwowych jest ich zasięg. Nie są ograniczane terytorialnie; równie skutecznie działają zarówno w kraju jak i na drogach Europy. Stąd wielka popularność kart paliwowych w firmach, które operują na skalę międzykrajową. Nie dotyczy to wyłącznie przedsiębiorstw logistycznych czy transportowych. Karty paliwowe są dziś standardem również w codzienności handlowców czy menedżerów.

Karty paliwowe szczególnie cenią sobie działy księgowości firm. Ich używanie oznacza definitywny koniec z setkami faktur czekających na opisanie i rozliczenie. Prostota używania kart paliwowych powoduje, że klient otrzymuje jedno zbiorcze zestawienie z precyzyjnie ujętym podziałem kwot netto i brutto. Wszelkie operacje finansowe związane z rozliczaniem paliwa są więc szybsze i bardziej precyzyjne.

Owa precyzja dotyczy również zakresu wydatków. Ten jest ściśle ustalony z przedstawicielem firmy - w ten sposób można dokładnie wyznaczyć pola wydatków pokrywanych poprzez karty paliwowe. Pozwala to uniknąć nieporozumień; karty definitywnie ograniczają możliwość płatność za drobne zakupy podczas podróży - mają charakter typowo celowy, a pracownik nie ma żadnego pola do ewentualnych nadużyć, które mogłyby narazić firmę na problemy ze strony np. urzędu skarbowego.

Niewątpliwą korzyścią kart paliwowych jest technologiczne zaawansowanie oprogramowania. Operatorzy oferują m.in. mobilne aplikacje umożliwiające bieżącą kontrolę stanu rachunków na poszczególnych kartach. Poprzez oprogramowanie można również w trybie natychmiastowym wdrożyć lub zdjąć limity - zarówno na kwoty jak i np. lokalizacje oraz czas wykonywania tankowania.

Istotny jest system ułatwionej płatności za karty paliwowe. Zbiorcza faktura z odroczonym terminem płatności pozwala podwyższyć płynność finansową. Z kolei opcja pre-paid i opłacanie karty wcześniej pozwala szczególnie precyzyjnie kontrolować wydatki.

Nie ma również obaw o wykorzystanie kart przez osobę nieuprawnioną lub np. znalazcę w przypadku zagubienia. Weryfikacja własności zbliżona jest bowiem do plastików autoryzowanych przez banki. Transakcje muszą być akceptowane poprzez kod PIN lub podpis zgodny ze wzorem; możliwe jest też opcjonalne życzenie weryfikacji dokumentu tożsamości.

Wady: ograniczenia oraz formalności

Czy karty paliwowe - przy swojej dużej liczbie zalet - mogą mieć również mankamenty? Często uzależnione jest to od wystawcy. Zasady ich używania regulują koncerny - bywają więc ograniczenia na liczbę pojazdów lub ilość zużywanego miesięcznie paliwa. Należy również pamiętać, że karty są wystawiane na precyzyjnego odbiorcę - np. na konkretny pojazd lub osobę, która może się nią posługiwać. Łatwo więc wyobrazić sobie sytuację, w której pracownicy tej samej firmy nie mogą wykorzystać jej w identyczny sposób - tylko dlatego, że choć jest firmowa to przypisana indywidualnie do konkretnej osoby.

Potencjalne mankamenty są więc czysto symboliczne i ograniczają się głównie do ewentualnych formalności oraz ograniczeń, które stanowią jednak - z drugiej strony - formę zabezpieczenia transakcji. Zestawienie zalet jest znacznie szersze. Karty paliwowe - np. oferowane przez Fleetcor - to przede wszystkim metoda na znacznie tańsze tankowanie przy pełnej kontroli wydatków. Dodatkowo, specjalistyczne aplikacje zapewniają natychmiastowe informacje o wszelkich niezgodnościach - dla przedsiębiorstw posiadających szerokie floty samochodowe to szczególnie istotne udogodnienie. I choć korzyści płynące z kart paliwowych można sprowadzić w dużej mierze do oszczędności, wiele ich zalet jest niepoliczalnych materialnie. Pewności, spokoju, łatwej kontroli wycenić nie można.

Artykuł sponsorowany